Kako da izbegnete greške u komunikaciji sa gostima putem mejla

Često je komunikacija putem mejla prva koju uspostavljate sa potencijalnim gostom. Uprkos tome, često se u ovakvoj komunikaciji prave greške koje vas mogu koštati izgubljene rezervacije.

Hotel Indonesia Kempinski, Jakarta

Sliku o nekom hotelu u javnosti najbolje stvaraju zaposleni i nivo njihove usluge. Samim tim, zaposleni svojim postupcima prema gostima mogu povoljno ili nepovoljno da utiču na tu sliku.

Određeni broj gostiju neće vas pozvati telefonom kako bi se raspitali o usluzi u hotelu ili o slobodnoj sobi, već će vam poslati mejl. Poželjno je da im odgovorite što pre kako biste im stavili do znanja da ste mejl primili, bez obzira da li u tom trenutku imate odgovor na njihovo pitanje.

Osim ovog, postoji još nekoliko pravila koja bi trebalo da poštujete u ovakvom vidu komunikacije.

Budite kratki

Nema potrebe da opisujete pogodnosti hotela ukoliko su vas gosti pitali nešto sasvim drugo. Držite se teme i pokušajte da odgovorite što jasnije. Podelite tekst mejla u nekoliko paragrafa, kako bi odgovor bio pregledniji.

Tek ukoliko vas potencijalni gosti upitaju, opišite šta hotel može da im ponudi i po čemu se razlikuje od ostalih u nekoliko rečenica.

Capital Hill Hotels&Suites

Poštujte gramatiku

Nepoštovanje gramatičkih pravila može da utiče na odluku gostiju da li će nastaviti komunikaciju sa vama ili ne. Osim toga, loše se odražava na reputaciju hotela u kome radite. Poštovanje pravila jezika na kome pišete gostu stavlja do znanja da ste profesionalac. Osim toga, obratite pažnju i na eventualno progutana slova u tekstu.

Ukoliko koristite latinično pismo, koristite sva slova, čak i ona koja imaju kvačice. Korišćenje „ćelave“ latinice može dovesti do nesporazuma, ali i zahteva veći napor od onoga ko čita odgovor. Nedopustivo je i slati odgovor u kome su sva slova velika.

Korišćenje emotikona

Korišćenje smajlija i drugih emotikona je sasvim u redu na društvenim mrežama ili u komunikaciji sa određenom grupom ljudi. Međutim, za njih nema mesta u poslovnoj komunikaciji.

Korišćenje skraćenica

Trudite se da ne koristite skraćenice u komunikaciji sa gostima, pogotovo ako dolaze iz inostranstva ili zemalja regiona. Skraćenice u jednom jeziku često nemaju isto značenje u drugom, ma koliko jezici zemalja ex-Ju bili slični.

H10 Hotels Itaca, Barcelona

Koristite ispravne izraze

Vodite računa da ne uvredite sagovornike koristeći nepodesne izraze. Takođe, persirajte sagovornicima, čak i ako vam se učini da su mlađi od vas.

Prilozi

Ukoliko vam potencijalni gosti potraže slike određene sobe ili apartmana ne morate da im pošaljete deset slika. Dovoljno je poslati nekoliko. Osim toga, ne bi bilo loše da fotografije smanjite, kako bi oni kojima ih šaljete mogli lakše da ih „skinu“.